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Der Weg zu Ihrem digitalen Büro
Das tolle an der Digitalisierung im Büro ist, dass mit einem einfachen und praxisorientierten Vorgehen ein deutlich nachweisbarer Erfolg zu erreichen ist.
Je nach Art bedeutet Digitalisierung im Büro, eine Steigerung der Produktivität, und damit Kosteneinsparungen, von 20 bis 35 %
Mit dem Einzug von modernen Informations- und Kommunikationstechniken sind wesentliche Zeit- und Kosteneinsparungen, sowie Prozess- und Qualitätsverbesserungen in den administrativen Bereichen der Unternehmen zu schaffen.
Grundlegende Änderungen durch Digitalisierung
Die Digitalisierung im Büro verändert die Unternehmensorganisationen grundlegend. Die Arbeitsabläufe, die Informationsverarbeitung und die Zusammenarbeit aller Mitarbeiter müssen darauf neu abgestimmt werden um Entscheidungsabläufe zu beschleunigen.
Verpassen Sie die digitale Transformation nicht.
Es wird zunehmend schwieriger, sich den Anforderungen der Digitalisierung zu entziehen. Alle Branchen werden inzwischen von den Umwälzungen der digitalen Transformation erfasst.
Der Trend zur digitalen Transformation ist nicht umkehrbar.
Natürlich gibt es in kleinen und mittelständischen Unternehmen einige Ängste oder Vorbehalte. Jedoch darf ein Unternehmen durch ein zögern, die Chancen dieser Entwicklung nicht verpassen. Es ist wichtig Hindernisse, mit den Verantwortlichen und Mitarbeitern aufzuarbeiten und zu beseitigen.
Viele Unternehmen haben die Be- und Verarbeitung von Informationen nicht effizient genug im Griff, wir von OrangeComputer zeigen, wie Sie in Ihrem Büro diese Anforderungen beherrschen.
Finden statt suchen
In vielen Büros werden Dokumente in Papierform in unzähligen Ordnerschränken abgelegt! Was passierte aber, wenn Sie aus diesem „Papierberg“ mal eine Rechnung, einen Lieferschein oder etwas Anderes benötigten? Die alten Ordnerstrukturen, waren als System früher mal nicht schlecht, aber heute gelten sie als sehr lästig, zeitraubend und ressourcenverschwendend.
Die Digitalisierung macht in allen Arbeitsbereichen enorme Fortschritte und bietet Unternehmer, auf Ressourcen zurückzugreifen, die bis dato aus technischen Gründen verwehrt blieben.
Welche Bereiche lassen sich digitalisieren?
E-Mails und Faxe sind bereits digitalisierte Daten und sollte auch digital belassen, bearbeitet und abgelegt werden.
Briefpost (Eingangspost) ist nicht zu vermeiden, jedoch ist auch hier die Digitalisierung Weitgehendstes möglich. Entweder Sie scannen alle einkommenden Briefe selbst ein oder, je nach Menge, beauftragen Sie einen externen Scan-Dienstleister, dem Sie Ihre Post weiterleiten und dieser Ihnen Ihre Post digitalisiert und sortiert bereitstellt.
Anrufe bzw. Telefonate und daraus oft erstellten Notizen zu den Gesprächen können entweder direkt in ein System eingegeben werden oder lassen sich auch mit diversen Software-Tools sofort digitalisieren.
Digitalisierung der internen Dokumente und deren Speicherung.
Mit einem Blick auf den Datenschutz ist die Auswahl des geeigneten Systems zur Datenspeicherung sehr wichtig, nicht nur eine digitale Archivstruktur als sicherer Speicherplatz, sondern weiterführende Workflows mit leistungsstarken Business-Funktionen geben die nötige Flexibilität um dem Unternehmer wiederkehrende Aufgabe zu automatisieren.
Flexibles Arbeiten vom Home-Office oder unterwegs gewinnt an Bedeutung.
Flexibles Arbeiten, statt starre Teams, die immer wieder dieselben Aufgaben durchführen, gewinnt zunehmend an Bedeutung in Büroalltag und je nach Projekt werden die Mitarbeiter zu Teams zusammengesetzt und das gemeinsame Visualisieren von Aufgaben und Prozessen wird dabei eine entscheidende Rolle spielen.