Warum brauchen Sie eine E-Mail Archivierung?
Archivierung ist gesetzliche Pflicht!
Aufbewahrungs-/Archivierungspflicht sind seit Anfang 2017 nach GoBD kein Kavaliersdelikt mehr, Steuerrelevante elektronische Dokumente, wie Angebote, Rechnungen, Auftragsbestätigungen, sonstige Geschäftsbriefe und auch Mails die eine Geschäftsanbahnung darstellen, müssen rechtssicher archiviert werden.
Der tägliche Flut an Mails
In einem Unternehmen fallen täglich jedoch zumeist hunderte von E-Mails an. Über diese Mailflut kann man schnell einmal den Überblick verlieren. Das sollten Sie aber nicht, um den Erfolg Ihrer täglichen Arbeit nicht zu gefährden.
Um den Überblick über eingehende und ausgehende E-Mails stets zu behalten, sollten Sie über das Thema E-Mail-Archivierung nachdenken. Hierbei können wir Sie gern unterstützen.
Warum Sie die E-Mail-Archivierung brauchen
Die professionelle Archivierung Ihrer elektronischen Geschäftspost ist in verschiedener Hinsicht wichtig für Sie und Ihr Unternehmen.
Gesetzlich dazu verpflichtet!
Zum einen sind Sie gesetzlich dazu verpflichtet Geschäftsdokumente, somit also auch E-Mails über einen gewissen Zeitraum aufzubewahren. Hierfür sieht der Gesetzgeber eine Frist von zehn Jahren vor.
Zum anderen schützen Sie sich, wenn Sie Ihre E-Mails archivieren vor einem Ihrer größten unternehmerischen Risiken, nämlich einem Datenverlust.
Unterschiedliche Systemkonzepte und -funktionen
Inzwischen hat der IT-Markt verschiedene Anwendungen hervorgebracht, mit denen die Archivierung nahezu automatisch funktioniert. Installieren Sie einfach nur die entsprechende Software und vergeben Sie die Parameter, nach denen die Archivierung realisiert werden soll.
E-Mail-Archivierung kann auf unterschiedliche Art und Weise erfolgen:
- Zum einen offline auf externen Speichermedien, was aber über kurz oder lang und vor allem in größeren Unternehmen mit vielen Mitarbeitern auch zum Problem werden kann.
- Des Weiteren online über sogenannte Cloud-Lösungen.
Vorteil dabei ist, dass Sie, wenn Sie zugriffsberechtigt sind auf die abgelegten Mails von jedem Ort aus zugreifen können. » zu den E-Mail-Archivierungen in der Cloud
Der E-Mail-Austausch
Welche Software-Lösung Sie in Ihrem Unternehmen nutzen, um die rechtlichen Anforderungen umzusetzen, spielt keine Rolle.
Wir haben für Ihr Unternehmen mit Microsoft Exchange Archive / Microsoft Exchange Online Archive und MailStore Server zwei erprobte und bewährte Möglichkeiten zur E-Mail-Archivierung.
Die Abkürzung GoBD steht (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff)
Fragen oder Wünsche zur E-Mail Archivierung?
Sie haben Fragen oder wünschen ein unverbindliches Angebot?
Gern beraten wir Sie individuell zu unseren Dienstleistungen und freuen uns über Ihre Anfrage!
Wollen Sie sich vor einem Datenverlust schützen und Ordnung und Struktur in Ihre E-Mails bringen, dann lassen Sie uns gemeinsam die Archivierung Ihrer E-Mails realisieren.
Sie sollten dabei natürlich auf sichere Lösungen setzen, bei denen die Datenverarbeitung verschlüsselt abläuft. Jetzt kennen Sie Ihre Möglichkeiten.
Die E-Mail-Archivierung sollte immer getrennt vom E-Mail-Server erfolgen.
Nutzen Sie also andere Medien und Möglichkeiten, um die digitale Post ordnungsgemäß abzulegen.
